雲端行動教會: 新朋友資料維護與探訪、跟進

新朋友資料管理功能可讓您安全的儲存每一筆新朋友資料，有權限檢視的關懷或探訪同工，才可以在手機或網頁上查詢聯繫資訊，以便於進行探訪與跟進。

同工每次的檢視系統都有操作歷程紀錄，可有效維護個資安全。可避免同工把新朋友名單檔案不小心外洩，或是使用有連結誰都可以看得到的Google雲端試算表來儲存個資了…

此外，同工探訪後還可以在手機上直接輸入探訪記錄，設定每一個新朋友的關懷進度與狀態，日後可依照狀態持續關懷。長執、牧師、或其他管理人員也可以隨時產生相關圖表，便於檢視教會整體新朋友狀況。

如何使用?

您可以從主選單的『新朋友資料』進入此功能，進入後會看到新朋友清單，如果您的教會沒有建立任何新朋友，可按下左下角的新增鈕進行新增:

若您點選上圖中的新增鈕，或是點選上圖中已建立的新朋友名單上『Actions按鈕列』中的『編輯』鈕，將會看到底下畫面，只需要填寫完所有的欄位，按下『儲存』即可:

請留意，上圖中右下角的『資料共享小組』非常重要，這個選項決定了誰可以看到該筆新朋友資料。

一般而言，如果不設定『資料共享小組』的話，只有輸入該筆新朋友資料的人，才看的到該筆資料(也就是誰輸入的誰才能看)，但如果資料需要與教會中的其他人員(例如牧師、長執會、關懷同工)一起瀏覽，則必須設定資料共享小組。

您可以透過本系統中的『我的群組』功能(下圖)，先建立好一個小組，並且把相關人員放入此小組中。接著，把上圖中的資料共享小組設為你剛才建立的小組，如此一來，該小組的所有成員(包含未來加入的)都可以看到您輸入的這筆資料(也可以編輯、維護跟進狀況)。

新朋友的關懷與跟進非常重要，但新朋友一多，難免忘記每一個關懷對象先前的狀況。您可以讓探訪同工，在每一次進行關懷與探訪之後，將扼要的狀況記錄下來，便於後續探訪時參考。

要進行探訪記錄，只需要在該筆新朋友名單的左邊，點選『跟進』按鈕：

點選後會看到底下畫面，請填妥 1-4部分欄位，按下『新增此紀錄』鈕，即可新增此筆跟進紀錄:

當妥善的記錄了每一次跟進的狀況，系統將能夠定時產生圖表，以及整體的跟進成果報表，供相關人員參考。

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