[2019Q4代禱信]今年，您過得好嗎?

親愛的朋友們，平安。
感恩節剛過，在某些國家，現在還是感恩節假期。不知道您是否也還在假期的喜悅中?

今天，我們的系統增加了兩個功能，一個是會友系統的大批資料匯入，另一個，是我們承諾已久的奉獻管理功能。我們一直希望，透過這個免費的資訊系統，我們能讓更多的中小型教會，在沒有任何負擔的狀況下，透過更優質的資訊工具，讓牧者可以專心以祈禱、傳道為事。

不過，這份工作遠比我們想像的困難，從2010年到現在，將近十個年頭，從系統的發想到建構，我們走的不快，但不曾中斷，正如我們的系統上線以來，7x24全年運作，沒有一天停機。要持續保有這樣的品質，我們看見，真正的需要不是金錢或奉獻，而是有足夠的代禱托住我們。

從今年開始，我們發現更多的教會/機構開始慢慢體驗到，資訊系統可以為教會帶來相當大的幫助。同時，很多教會也開始使用『LINE@官方帳號』作為主要的通訊機制之一，我自己身為LINE API Expert，在今年，我們協助了許多機構在升級到官方帳號2.0之後，依舊可以免費發送大量訊息，同時我們也讓資訊系統更多的與LINE整合，讓機構可以在LINE官方帳號上直接實現裝備課程報名、簽到…等諸多功能。

天氣慢慢冷了，再過一個月，新的一年即將來到。我們很期待，在接下來的一年，將我們在業界所得到的技術與經驗，更多的服務眾教會，讓教會機構，能夠在資訊應用上有更堅強的後盾。而持續往這條路走，我們需要您的支持。最好的支持，就是您的記念與代禱。請為我們過去一年所領受的祝福獻上感恩，為接下來的一年能提供更優質的服務代禱。

最後

願神 賜福與您、和您的家庭。

光岩資訊 董大偉
2019/11/30

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免費申請使用系統: 請參考這裡

建立群組與資料共享

何謂群組? 有何功能?

雲端行動教會中的『群組』，和教會的小組不同。群組是為了權限控管所產生的設計。有點類似Line的群組，在同一個群組中的成員，可以看到該群組有權限檢視到的資料。

由於基礎版的系統當中，並沒有管理員(Admin)的設置，因此，用戶於系統中所建立的每一筆資料，除非是不具有個資或安全性考量，否則都只有建立者才能檢視該筆資料，除非建立者將該資料分享給某一個群組，該群組中的成員才能檢視與編輯。

舉例來說:

1. 若Eric建立了一筆新朋友資料。

2. 在Eric分享給其他群組前，只有Eric自己才能夠看到該筆新朋友資料。

3. Eric可以建立一個名為『招待同工』的群組，並將Bob, Amy, David加入該群組。

4. 接著，將該筆新朋友資料，分享給『招待同工』群組。

5. 如此一來，Eric, Bob, Amy, David均可檢視和修改該筆新朋友資料。

此為群組最主要的功能。

此外，群組也可以做為發送大量Line訊息的基礎，例如依照小組、服事團隊建立群組之後，您即可針對這些群組的成員，大量發送Line訊息(像是聚會通知、公告事項佈達…等)。

如何建立群組?

用戶可從底下位置進入群組管理畫面:
https://m.mychurch.tw/pages/MyGroup.aspx

進入後可看到底下畫面:

請點選『立即建立新群組』，在出現的畫面中(下圖A)填入您的群組名稱:

接著在維護的畫面中，選擇該小組的成員即可(下圖A):

完成後，按下上圖B中的儲存並返回，就會看到群組已經建立完成:

若需要修改，只需要按下上圖中的『維護』鈕即可。

如何使用?

一旦建立好了群組之後，您在會用到群組的地方(例如新增或維護新朋友)，就會看到您剛才建立的群組選項:

資料的維護者(或建立者)可將該筆資料分享給某個小組(如上圖)，該小組中的所有成員，即可檢視和編輯該筆資料。

注意，下列群組為特殊群組，一般用戶無法自行建立，必須與系統管理人員連繫:

• 系統全域管理
• 會友資料管理
• 奉獻資料管理

『簽到表』功能

過去有過不少教會曾跟我們反映這個需求，由於常常需要舉辦各種特會、裝備課程，總是會有需要讓參與人員進行簽到的需求。但是報名時間一到，簽到的入口大排長龍，造成參與的會友們怨聲載道。

有時候，根本沒有那麼多工作人員可以在現場幫忙，與會者人數一多，簽到單找不到名字也就罷了，好不容易完成所有與會人員的簽到，還需要把紙本資料輸入Excel才能做人數統計，徒增工作人員困擾。

教會詢問我們沒有什麼好的辦法?

還真的有唷，我們最近在系統中建立了一個『簽到表』功能。可讓教會機構的同工，在舉辦活動前建立簽到表，完成之後，系統會顯示一個QR Code，同工把QR Code列印出來，讓與會者直接拿手機掃QR Code就可以完成簽到，過程不到三秒鐘，無須排隊，大型聚會幾百人同時簽到也不是問題。

如何使用

同工可以從我們系統(http://www.mychurch.tw ) 的主選單中，『行政管理』項目底下，找到此功能：

進入簽到表功能之後，您會看到底下畫面：

您可以點選上圖中的『新增簽到表』，輸入底下資訊，按下『建立』鈕之後，就可以建立簽到表QR Code：

當QR Code產生之後，同工可將此QR Code直接投影、或列印多份、或其他各種方式張貼於顯眼處。

活動(課程)的參與人員，可直接用手機的LINE App加入好友的功能(或手機內建的其他QR Code掃描功能)，掃描此QR Code，掃描完成後，即可完成簽到。

第一次簽到時需要同意使用此App，簽到時無須任何其他動作，只需要用LINE App掃描QR Code即可完成簽到。簽到表的建立者，則可於後台檢視此簽到表的出席人數，輕鬆地完成人數統計作業。

就是這麼簡單，要試試看? 請上網 http://www.mychurch.tw

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如果有任何使用上的問題，您可以隨時掃描底下QR Code，即可與線上服務人員聯繫。

新朋友 資料維護 與 探訪、跟進

你會為每一位新朋友禱告嗎? 
每一位初踏進教會的新朋友，都是上帝的託付…

新朋友資料管理功能可讓您安全的儲存每一筆新朋友資料，有權限檢視的關懷或探訪同工，才可以在手機或網頁上查詢聯繫資訊，以便於進行探訪與跟進。

同工每次的檢視系統都有操作歷程紀錄，可有效維護個資安全。可避免同工把新朋友名單檔案不小心外洩，或是使用有連結誰都可以看得到的Google雲端試算表來儲存個資了…

此外，同工探訪後還可以在手機上直接輸入探訪記錄，設定每一個新朋友的關懷進度與狀態，日後可依照狀態持續關懷。長執、牧師、或其他管理人員也可以隨時產生相關圖表，便於檢視教會整體新朋友狀況。

如何使用?

您可以從主選單的『新朋友資料』進入此功能，進入後會看到新朋友清單，如果您的教會沒有建立任何新朋友，可按下左下角的新增鈕進行新增:

新增或編輯新朋友資料

若您點選上圖中的新增鈕，或是點選上圖中已建立的新朋友名單上『Actions按鈕列』中的『編輯』鈕，將會看到底下畫面，只需要填寫完所有的欄位，按下『儲存』即可:

請留意，上圖中右下角的『資料共享小組』非常重要，這個選項決定了誰可以看到該筆新朋友資料。

一般而言，如果不設定『資料共享小組』的話，只有輸入該筆新朋友資料的人，才看的到該筆資料(也就是誰輸入的誰才能看)，但如果資料需要與教會中的其他人員(例如牧師、長執會、關懷同工)一起瀏覽，則必須設定資料共享小組。

您可以透過本系統中的『我的群組』功能(下圖)，先建立好一個小組，並且把相關人員放入此小組中。接著，把上圖中的資料共享小組設為你剛才建立的小組，如此一來，該小組的所有成員(包含未來加入的)都可以看到您輸入的這筆資料(也可以編輯、維護跟進狀況)。

新朋友跟進紀錄

新朋友的關懷與跟進非常重要，但新朋友一多，難免忘記每一個關懷對象先前的狀況。您可以讓探訪同工，在每一次進行關懷與探訪之後，將扼要的狀況記錄下來，便於後續探訪時參考。

要進行探訪記錄，只需要在該筆新朋友名單的左邊，點選『跟進』按鈕：

點選後會看到底下畫面，請填妥 1-4部分欄位，按下『新增此紀錄』鈕，即可新增此筆跟進紀錄:

當妥善的記錄了每一次跟進的狀況，系統將能夠定時產生圖表，以及整體的跟進成果報表，供相關人員參考。

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如果有任何使用上的問題，您可以隨時掃描底下QR Code，即可與線上服務人員聯繫。

服事群組自動提醒

這個功能可以幫助教會同工，在服事日的前一兩天，透過LINE收到提醒通知，以避免同工忘記導致服事開天窗了…

功能

很多教會的服事同工群，本身就已經成立了一個LINE群組，同工們常常會在這群組中討論事工上的安排，或甚至已經在LINE群組中建立了服事表，但就是少了定時提醒同工服事的功能…

有鑑於不少教會反映這個需求，我們將『教會資訊管理系統』官方帳號的LINE Bot機器人(原本的我是約書亞)加上了『LINE群組服事提醒』功能。

現在，你只需要把底下這個LINE官方帳號加入到你的群組中，它就會定時在LINE群組中自動發送近期的服事提醒給所有同工…像是底下這樣。

如何使用?

使用的方式很簡單，首先，你只需要點選底下『加入好友』連結，或掃描QR Code加入底下這個LINE官方帳號：

接著，請將上述官方帳號邀請進入您的服事同工群組(別擔心，它很安靜，不會主動說任何話，您也可以隨時將其踢出群組）：

將該官方帳號加入群組(一定要加到群組裡唷)：

加入後，您可以在群組中，透過底下這樣的指令，來設定服事提醒：

/設定服事表 [Google試算表分享網址]
   (設定服事表位置，服事表如何建立?待會說…)

/服事提醒
   (本功能說明 與 設定現況顯示)

/服事提醒 [天數n]
   (顯示未來n天內的服事)

/取消服事表 或 /停止服事提醒
   (取消服事表綁定與提醒)

/設定服事提醒自動抓取天數 [天數N]
  (設定後，將每日自動抓取未來 N 天內的服事資料進行提醒，預設為2.5天)

例如，你可以在群組的對話視窗中輸入: 『/服事提醒 12』
機器人會回應你最近 12 天內的服事資料…

當然，您不一定要手動詢問，機器人也會每天早上10:30時，自動通知最近幾天內的服事表。而要讓機器人要能夠這樣通知，你必須先建立服事表。

設定服事表

你可以為當前所在的群組設定(綁定)一個服事表，設定完成之後，這個官方帳號(機器人)就會每天自動查看這個服事表，一旦有近期(預設是兩天內)的服事，就會自動跳出底下這樣的通知訊息：

服事表其實是一個很簡單的Google Sheet試算表，像是底下這樣，請注意一定要有是依序的『日期』、『聚會名稱』、『服事項目』、『同工名稱』這幾個欄位，且均為必填：

第一欄『日期』欄位中的值也一定要是日期格式。您可以在日期後面加上時間，也可以只是日期，像是上面『A欄』這樣(上面只是示範，建議您採用同樣的格式)。至於其他欄位只需要有文字即可。備註欄則並不一定需要填寫。

您可以參考底下這個範本：

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1X8CiXyZPu3cEO2eLcr9uteD7wemCxBEhD7M8Le94bOY/edit?usp=sharing

然後透過底下網址建立新的Google Sheet：

https://docs.google.com/spreadsheets

建立完成並輸入好資料之後，我們要把該文件設定給群組中的機器人，因此，接下來的操作很重要!!!
請點選文件右上角的『共用』：

接著在跳出的視窗中點選『開啟連結共用設定』：

接著，會自動產生一個分享網址，請留意該網址的權限需要設定成『可以檢視』：

請複製該網址，然後在群組中輸入底下指令：

/設定服事表 複製的網址連結    

正確格式應該像是底下這樣：

如果成功設定，會看到教會行政資訊管理系統的官方帳號機器人成功抓取您的服事表，並且啟動自動提醒的功能了。

至於如何停止或查詢服事提醒呢? 您可以在群組中輸入

/服事提醒

就可以得到說明囉。

常見問題:

1. 如果Google Sheet表單改變了，是否會自動更新呢?
   自動提醒是由機器人自動每天中午10:30檢查google sheet表單，所以如果有更新，也會檢查並通知。
   
   
2. 當天設定的服事會自動提醒嗎?
   由於這個功能主要是怕同工忘記，所以自動提醒是由機器人自動每天中午10:30(UTC+8) 檢查google sheet表單，然後發送通知，因此必須在當天10:30之前設定完畢才行。
3. 預設狀況下，機器人只會抓取google sheet中前500列的資料，請保持文件不超過500列的大小唷。

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如果有任何使用上的問題，您可以隨時掃描底下QR Code，即可與線上服務人員聯繫。